Social Media Policy, fra privacy e controllo dei lavoratori

Approfondimento a cura di Stefano Gazzella, DPO DITEDI

Che cos’è una social media policy

Una social media policy è un regolamento che definisce come i dipendenti possono usare i social network. Le regole valgono sia per gli account aziendali sia per i profili personali.
Il datore di lavoro può controllare come vengono gestiti i profili aziendali. Non può invece controllare liberamente ciò che i lavoratori pubblicano sui loro profili personali.
Questo limite vale sia quando il datore effettua controlli diretti, sia quando riceve segnalazioni su contenuti pubblicati da un dipendente.

Uso dei dati e rispetto del GDPR

Quando il datore di lavoro raccoglie o usa informazioni pubblicate sui social dai dipendenti, deve rispettare il GDPR.
Il trattamento dei dati deve seguire tre principi: liceità, finalità e minimizzazione.
Il datore di lavoro non può indagare sulle opinioni personali del lavoratore. Il divieto è stabilito dall’art. 8 della L. 300/1970. La norma vieta ogni indagine, anche tramite terzi, su opinioni politiche, religiose o sindacali. Vietata anche la raccolta di informazioni non rilevanti per valutare l’attività professionale, sia in fase di assunzione sia durante il rapporto di lavoro.

Il criterio di pertinenza

Il criterio di pertinenza fissa il limite entro cui il datore può raccogliere e trattare dati personali del lavoratore.
In generale, tutto ciò che riguarda la vita privata e che non ha un legame con il lavoro non può essere indagato.
L’art. 2-decies del Codice Privacy stabilisce che se queste informazioni vengono comunque acquisite, non possono essere utilizzate.

I limiti della social media policy

Una social media policy non può superare le tutele previste per i lavoratori.
Anche se diffusa e firmata, la policy resta uno strumento del potere direttivo del datore di lavoro. Per questo motivo non può ampliare i limiti del rapporto di lavoro né ridurre i diritti del dipendente.

La base giuridica del legittimo interesse

Il datore di lavoro può usare il legittimo interesse come base giuridica per trattare dati raccolti da fonti pubbliche o ricevuti da terzi. Tuttavia, deve prima svolgere un test di bilanciamento.
Il test serve a valutare l’impatto del trattamento su diritti, libertà e interessi del lavoratore. Questo aspetto è ancora più importante quando i dati vengono usati in una contestazione disciplinare perché se il bilanciamento non è adeguato, il trattamento non ha una base valida di liceità.

Perché adottare una social media policy

Una social media policy è utile se viene redatta e applicata in modo corretto.
Serve a fornire regole chiare di comportamento sui social network. Aiuta anche a informare i lavoratori sul trattamento dei loro dati personali in questo ambito specifico.